Цели и результаты проекта: в чем разница?
В рамках реализации проекта важно различать его конечные продукты (так называемый output), благодаря которым становятся возможными бизнес-изменения. В свою очередь, изменения приводят к желаемым результатам (outcome) и выгодам (benefit).
Чтобы нагляднее продемонстрировать разницу между конечными продуктами HR-проекта, эксперты SHL поделились примером одного из проектов, успешно реализованного федеральной розничной торговой сетью и изначально призванного решить несколько важных задач:
- снизить общий уровень текучести торгового персонала;
- повысить качество отбора и найма продавцов, сократив вероятность ошибок подбора (снизить количество увольнений сразу после выхода на работу);
- определить критерии, которые позволят с большой точностью прогнозировать будущую результативность и эффективность новых сотрудников.
Желаемыми результатами проекта были повышение качества нанимаемых кандидатов и снижение количества времени, которое менеджеры и рекрутеры тратят на поиск торгового персонала.
Сложности. Условия. Решение
В процессе реализации проекта его участники обозначили основные барьеры, препятствовавшие быстрому и эффективному найму сотрудников: отсутствие возможности полностью опираться на данные интервью, резюме и прошлого опыта кандидатов. Выяснилось, что те из них, кто хорошо презентовал себя во время интервью, получали завышенные оценки рекрутеров в силу преобладания субъективного подхода к оценке. Кроме того, тесты знаний устаревали и теряли свою актуальность, а прошлый опыт кандидата не являлся гарантией его успеха на новом месте работы.
Для реализации проекта важно было также обеспечить проведение некоторых этапов отбора в дистанционном формате, затрачивая как можно меньшее количество времени на каждую стадию отбора. Существенными условиями стали формирование единых критериев отбора для всех регионов присутствия компании, а также возможность предоставить кандидатам обратную связь по итогам их оценки с целью повышения степени их удовлетворенности процессом отбора.
Для реализации проекта было принято решение использовать объективные инструменты онлайн-оценки: тесты способностей (для выявления степени обучаемости кандидатов) и личностный опросник, адаптированный под специфику работы компании (для определения потенциала кандидатов к проявлению компетенций).
Конечные продукты проекта
Главными итогами реализации проекта стали:
- разработка критериев успешного продавца.
- внедрение онлайн-оценки, основанной на разработанных критериях
Посмотрим подробнее на эти результаты. Реализация проекта повлекла за собой существенные бизнес-изменения – такие, как увеличение скорости прохождения кандидатов через воронку отбора. В частности, был внедрен автоматический отсев участников на ранних этапах отбора, а интервью стали проводиться только с самыми подходящими кандидатами. Таким образом, выросло количество подходящих кандидатур на финальных стадиях оценки.
В качестве измеримого показателя достижения желаемых результатов проекта можно отметить сокращение на 25% увольнений сотрудников во время испытательного срока. Эти результаты были получены практически сразу после реализации проекта. Измеримой выгодой стал рост продаж на одного сотрудника на 14%, однако это те изменения, которые будут заметны только в более долгосрочной перспективе. Зачастую выгоды от реализации проекта могут быть измерены только после его завершения (как правило, спустя полгода или год).
Проект повлиял и на достижение стратегических целей компании, повысив ее рентабельность, сократив расходы и обеспечив рост выручки. «К сожалению, далеко не всегда у HR есть возможность продемонстрировать бизнесу, как именно проект повлиял на достижение общих стратегических целей. В то же время чаще всего есть возможность измерить его выгоды, а также увидеть, как изменился результат», – объясняет Лариса Ляпкова, менеджер проектов в SHL Россия.
Дополнительные эффекты
Зачастую проекты ведут не только к запланированным результатам и выгодам, но и имеют побочные эффекты и последствия, которые, в свою очередь, могут носить как позитивный, так и негативный характер. Например, результаты приведенного HR-проекта начали использоваться в том числе для целей обучения сотрудников и для составления индивидуальных планов развития. Эти результаты не были запланированы, но стали дополнением к полученным выгодам. Последствия могут быть и негативными, когда одна или несколько заинтересованных сторон проекта считают его результаты отрицательными. Например, если в результате автоматизации процесса необходимо сократить персонал, то, скорее всего, часть сотрудников будет недовольна таким положением вещей. Или трудность может состоять в необходимости освоения новых навыков или изменении ролей сотрудников, что также может вызывать негативное отношение той или иной заинтересованной стороны.
Вместе с тем, в рамках реализации проекта приходится принимать наступление подобных отрицательных последствий и работать над тем, чтобы снизить негатив участников проекта, если в целом его выгоды перевешивают ожидаемый ущерб. «Важно на самых ранних этапах проекта продумывать его негативные последствия – в особенности то, как результаты проекта повлияют на работу тех или иных сотрудников. Подобная работа поможет свести к минимуму противодействие реализации проекта», – добавляет Лариса Ляпкова.
Устойчивость & гибкость
Что помогает обеспечить пластичность проекта, не теряя фокус на его основной цели в ситуации неопределенности? Первостепенная задача здесь – это постоянная оценка целесообразности проекта, концентрация на его выгодах, то есть на измеримых улучшениях. Прежде всего важно думать о том, для каких изменений реализуется проект, и только затем решать, что необходимо сделать и как достичь запланированного результата в ограниченное время, имея фиксированный бюджет. Фокус на измеримых выгодах помогает быть более маневренными, а любое изменение в проекте при таком подходе всегда рассматривается с позиции того, способствует ли это измеримым улучшениям. Особенно важно сохранять такой подход в рамках реализации длительного проекта, с течением которого может меняться как внешняя ситуация, так и условия внутри компании.
«Проект – это всегда баланс между теми выгодами и улучшениями, которые мы хотим достичь, и затратами, которые готовы понести в результате реализации проекта: временем, рисками, которые могут случиться, и ожидаемым ущербом», – поясняет Лариса Ляпкова. Если в какой-то момент риски, расходы и ожидаемый ущерб проекта начинают перевешивать его выгоды и улучшения, это говорит о том, что проект с высокой долей вероятности не будет успешным. Важно помнить о том, что фокус на выгодах (на том, что необходимо улучшить, вместо того, что надо сделать для достижения результата) помогает быть более гибкими и вносить необходимые изменения в образ конечного результата проекта и способ его достижения.
Статья "Проектный подход в управлении талантами: критерии и условия реализации" >>
Пишите, мы рады ответить на все вопросы!